Etiquetes

, , ,

Gestiono moltes adreces de correu electrònic diferents. I puc rebre centenars de correus en un sol dia, de tots els tipus. Inicialment, fa anys, tenia un Hotmail per temes més personals i més d’un compte de feina, de manera que els havia configurat tots en un Outlook (que més endavant passà a ser un Thunderbird, tot i que fa encara més temps era l’Eudora) excepte el Hotmail que mirava via web.

A poc a poc, sobretot per la facilitat de fer-ho en Thunderbird, vaig anar concentrant tots els comptes de la feina en un de sol, mitjançant redireccions però amb múltiples identitats (comptes SMTP) configurades per enviar, de manera que l’efecte de cara a l’interlocutor era transparent.

Però un dels problemes que he trobat en molts casos amb el Thunderbird és que, amb el pas del temps, l’acumulació d’arxiu de correus electrònics fa que perdi molt rendiment. Una opció sol ser guardar-se les bústies senceres en altres carpetes del compte, amb la consegüent pèrdua d’organització. En tot cas, l’arxiu era molt gran i no el volia pas perdre.

Un bon dia, després de canviar el meu compte personal de Hotmail a Gmail, vaig decidir obrir un nou compte a Gmail al que li configuraria tots els POP3 necessaris per descarregar correu de comptes de feina i canviaria les redireccions dels que pogués, donant d’alta també les “identitats” per enviar des de totes aquestes adreces. Com a novetat, a Gmail ja no hi necessitava un compte SMTP per cada adreça, de manera que vaig poder-me oblidar de dades de configuració a l’hora de canviar d’ordinador; o d’adreces diferents per cada webmail. Més tard, descobriria que podia importar-hi tots els correus que tenia al Thunderbird via IMAP, creant al client de correu el compte de Gmail i després movent, amb paciència, les “carpetes” de Thunderbird a “etiquetes” de Gmail.

Actualment encara funciono així, però aprofitant altres bones eines que ofereix el propi Gmail. Perquè després tot era molt senzill, amb una sola adreça, però generalment la safata d’entrada era un espai saturat constantment de correus electrònics. Vaig començar a crear algun filtre per “apartar” directament a una etiqueta els correus publicitaris que m’interessava rebre, però el desordre continuava. Així que vaig decidir pensar en una possible classificació dels correus que m’arribaven. Després d’alguns canvis mentre ho anava provant, vaig dividir els correus entrants en diversos “grups”:

– Correus automàtics de control d’aplicacions que hem fet (per tenir resums d’enviaments de butlletins, per exemple, en el moment en què s’envia)
– Subscripcions a llistes de correu, grups de discussió, butlletins que rebo, correus de webs com Twitter i Facebook…
– Correus de proveïdors
– Correus de clients
– Correus personals
– Altres correus que, per temàtica, són massa grans en nombre o massa concrets com per barrejar-los en alguna de les anteriors.

Així que vaig crear etiquetes per a cada tipus de correu, i vaig començar a crear filtres basats en títol del correu, adreça o domini des del que s’envien, … que etiquetaven els correus i els “arxivaven”, de manera que no em quedaven a la safata d’entrada, però igualment veia les etiquetes amb correus no llegits a la columna esquerra per anar-los revisant. Vaig deixar, però, els grups més amplis sense etiqueta: correus de clients, i correus personals. Aquests m’arribarien a la safata d’entrada.

Així, aquesta safata d’entrada estava molt més buida i em permetia veure aquells correus que no m’esperava o que requerien d’una atenció més concreta, deixant els que duien tasques més mecàniques per comprovar-los tots de cop. I la safata d’entrada es va convertir en una llista de tasques, on jo mateix m’hi podia enviar un correu en qualsevol moment, o des del mòbil, i em quedava en un espai net i visible amb altres missatges que també requerien una atenció diferent.

Finalment, vaig activar-me el “Priority Inbox” i després d'”educar-lo” una mica marcant missatges com a importants o desmarcant els que no ho eren, he aconseguit una safata d’entrada encara més organitzada: a dalt, els correus de gent important, o aquells que jo marqui com a importants perquè hi apareguin, i marcats com a no llegits. A sota, la resta de la safata d’entrada.

D’aquesta manera, disposo d’una mena de “manager personal” per guardar-hi coses, tasques, llistes… que sé que puc recuperar des del mòbil o tenir guardades quan arribi a casa o davant d’un ordinador.  Evidentment, després cal ser una mica més metòdic amb el “tracte” amb els correus: marcar com a no llegits aquells que volem tenir destacats a l’entrar, etiquetar, arxivar o actualizar filtres, … però un cop es té la costum ja sol ser ràpid.

I vosaltres, com utilitzeu el correu electrònic? Teniu alguna aplicació preferida per la gestió de tasques (To-Do Lists, GTD…)

Advertisements