Etiquetes

, , ,

Hi ha qui anomena inbox zero al conjunt d’estratègies per intentar tenir la safata d’entrada del correu electrònic buida. El primer en popularitzar el terme va ser Merlin Mann, tot i que jo ho he conegut a través de consells concrets que he anat trobant i que, a poc a poc, m’han donat pistes per intentar ser més organitzat. Per tant, us explicaré com ho faig, jo, per ordenar tot el correu que m’arriba: potser us val per treure’n alguna idea!

En primer lloc, molts ja ho sabeu:  utilitzo Gmail, de manera que tinc l’opció d’arxivar correus, posar-los en carpetes o etiquetes, no he de patir per l’espai i tinc una cerca molt potent. Tot això són claus que faciliten poder treure de portada la majoria de correus que arriben i que, o bé no requereixen resposta o no són massa importants.

A més, durant algun temps vaig intentar que la safata d’entrada fos una llista de tasques, però això, vaig concloure, és impossible. I ho és perquè m’arriben, barrejats, correus de tot tipus (personals, de feina, butlletins, informatius, d’invitacions…), i no sempre estic disposat a arxivar-los o treure-me’ls del davant, de manera que, a més, utilitzo Google Calendar i Trello per gestionar les feines que m’arriben a través dels correus, tot i que també podria tenir una adreça de correu electrònic que només jo sabés on enviar-hi correus en forma de tasques per resoldre.

Així doncs, quina és la clau? L’organització i el coneixement de les eines que utilitzo. Durant el temps n’hi ha hagut moltes, i de tant en tant en provo de noves per veure si s’adapten millor a les necessitats, o si descobreixo novetats, així que és un procés obert a canvis, però l'”essència” és la mateixa.

Filtres automàtics

Actualment utilitzo només una adreça de Gmail per gestionar tot el correu. Allà m’hi arriben, redirigits o descarregats directament, els correus electrònics de diverses altres adreces. A més, quan em subscric a butlletins o llistes de distribució, solc fer-ho “modificant” l’adreça original per poder-los filtrar millor. Com?

Si teniu una adreça prova@gmail.com, també disposeu de l’adreça prova+elquevulgueu@gmail.com. Posant un símbol + i un text entre la part inicial de l’adreça i l’@ us arriben els correus. Llavors, es pot crear un filtre a Gmail perquè tot el què rebi aquesta adreça (amb el + i el text) vagi a una carpeta determinada i, fins i tot, s’arxivi i es marqui com a llegit. Això converteix aquests butlletins o llistes de distribució en “revistes” que miro quan tinc temps.

També tinc un filtre per esborrar tots els correus no desitjats que no són específicament correu brossa i dels que m’ha estat impossible donar-me de baixa: així ja no em molesten, així com altres filtres per projecte, per exemple, de manera que, al final, a la safata d’entrada hi solc tenir només aquells correus que requereixen algun tipus d’atenció especial.

Convertint els correus en tasques o apunts al calendari.

De tots els correus que m’arriben a la safata d’entrada, la majoria acaben convertint-se en alguna feina per fer (canvis d’algun text d’un web, fer un pressupost o programar una funcionalitat, correccions…). He provat moltes aplicacions, i actualment faig servir Google Drive, Evernote i Trello per gestionar-les. Al Google Drive hi treballo els documents -pressupostos, textos que he de preparar o corregir…-, a l’Evernote hi solc tenir apunts de les reunions i trucades telefòniques, juntament amb els apunts pel correu electrònic, i a Trello hi deso notes i enllaços a Drive, Evernote i altres separats per projecte.

Evidentment, tot allò que tingui dates (deathlines, reunions, trucades pendents, …) va a parar al Google Calendar, que sense que li digui res més m’avisarà, per defecte, 10 minuts abans al mòbil, l’iPad i l’ordinador.

Concentració: el correu no és la feina

Com a programador, normalment, solc necessitar força concentració. Arribo a tenir un munt de pestanyes obertes, força arxius de codi per editar, diferents navegadors i els apunts. Hi ha projectes que fan que, abans de posar-m’hi a treballar, hagi de passar una bona estona “creant” l’entorn de treball adequat a l’ordinador. Tancant allò que no hi faci referència, obrint el què sigui necessari… I després mentre hi treballo el temps passa volant.

És per això que cada cop he après més a revisar el correu quan puc: encara que veiés alguna cosa per fer mentre estic treballant en algun altre projecte amb tot l’espai de treball preparat, suposaria una pèrdua de temps molt important. Per tant, reviso el correu cada cert temps -no contínuament-, que intento que sigui com a màxim cada hora en horari de feina -perquè sovint, fora d’horaris de feina també miro el correu o treballo en algun dels projectes.

Mirar més el correu no farà que tinguem ni més ni menys correus electrònics.

I respondre’ls massa ràpid no ens treurà la feina, només ens amagarà el correu.

Educar als qui contacten amb mi

També és important entrar en el contingut dels correus. Un “no funciona la web” no em val, si quan entro a la web funciona. No és viable fer-me trobar un error que consisteix en que falta una coma en un text d’una pàgina al cinquè nivell d’un menú dient-me que “la web falla”. És per això que, cada cop més, si no detecto ràpidament l’error o no està ben explicat, responc demanant més informació.

D’això ja en vaig parlar fa uns dies en un apunt: Com reportar errors a un programador.

Conclusió

Com veieu, depèn de les eines amb les que treballeu i del tipus de correus que soleu rebre: si us dediqueu exclusivament a “atenció al client” el vostre objectiu potser no ha de ser buidar la safata d’entrada, perquè pot haver-hi correus pendents de respondre i això serien les tasques, que difícilment sempre estarien a zero.

En el meu cas, les converses de feina per correu solen convertir-se en un projecte llarg, es deriven en altres correus i mantenir tot el seguiment des de Gmail no és viable perquè es barregen temes, l’assumpte deixa de ser útil i no puc demanar a l’altra gent que treballi com jo vull. De manera que endur-me el resum d’allò que he de fer dels correus a una aplicació externa o a una llibreta -que també la tinc, al costat del teclat, com a còpia de seguretat 1.0– és una manera de poder-me organitzar millor.

I per acabar, heu de tenir clar que això de l’inbox zero, o qualsevol estratègia que utilitzeu tingui nom o no, és un mitjà per assolir un objectiu, que és una millor organització. Així que no cal seguir guies explícites: les d’inbox zero mateix parlen de coses com donar-se de baixa de tots els butlletins, respondre rapid o esborrar immediatament tots els correus que pugueu, i això per mi no és ni útil ni vàlid. Però podem adaptar la definició a les nostres necessitats, i això sol ser un procés lent però natural: buscant l’objectiu vosaltres mateixos anireu detectant les claus per fer-vos-el vostre.

Advertisements